Mensualmente la empresa debe proceder a liquidar y contabilizar su respectiva Nómina.
A continuación se expone un ejemplo de la liquidación y contabilización de una nomina. Para hace el ejercicio mas ágil y comprensible, el ejemplo se trabajara con un solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a comisiones.
Supuesto:
Salario básico. 700.000
Comisiones. 100.000
Horas extras. 50.000
Auxilio de transporte. 50.800 (2007)
Total devengado 900.800
Liquidación.
Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)
Salud (4%). 850.000*0.04 = 34.000
Pensión (4%). 850.000*0.04= 34.000
Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.
Seguridad social a cargo del empleador.
Salud (8.5%). 850.000*0.085 = 72.250
Pensión (12%). 850.000*0.12= 102.000
A.R.P. (Según la tabla). 850.000*.00522 = 4.437
Prestaciones sociales.
Prima de servicios. 900.800*0.0833 = 75.037
Cesantías. 900.800*0.0833 = 75.037
Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12 = 9.004
Vacaciones. 700.000*.0417 = 29.190
Nota:
1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.
3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
5. Para el calculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.
Aportes parafiscales.
Cajas de compensación familiar (4%). 850.000*0.04 = 34.000.
I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 = 25.500.
Sena. (2%). 850.000*0.02 = 17.000.
Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina. Mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial.
Neto a pagar al empleado.
Total devengado 900.800 (-)
Salud 34.000
Pensión 32.938
Neto pagado 833.862
LIQUIDACION DE RETENCION EN LA FUENTE
Existen dos procedimientos para la Retención en la fuente por concepto de salarios. A continuación se explica el procedimiento a seguir en cada uno de ellos. La estructura a seguir para la depuración es la siguiente:
Procedimiento número 1:
Se suma el total pagos laborales del mes
· En dinero o en especie
· Sean o no factor salarial, vacaciones
· Viáticos permanentes
· Directos o indirectos
(-) Cesantías, intereses sobre cesantías y prima mínima legal de servicios
(-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional
· Aportes pensionales obligatorios
· Aportes voluntarios hasta el límite legal
· Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentación salud y educación que cumplan los requisitos.
(-) Rentas Exentas
· Indemnización .por accidente de trabajo o enfermedad o que impliquen protección a la maternidad
· Gastos de entierro del trabajador
· Gastos de represen funcionarios oficiales
· Exención para miembros fuerzas armadas
(-) 25% (Rentas de trabajo exentas)
(-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educación
(=) Base de retención
Procedimiento número 2:
A.
Se suma el total pagos laborales del mes
· En dinero o en especie
· Sean o no factor salarial, vacaciones
· Viáticos permanentes
· Directos o indirectos
(-) Cesantías e intereses sobre cesantías
(-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional
· Aportes pensionales obligatorios
· Aportes voluntarios hasta el límite legal
· Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador: reembolso gastos, pagos alimentación salud y educación que cumplan los requisitos.
Habiendo repasado lo anterior, y como lo confirma el ultimo inciso del aparte que antes citamos contenido dentro del Concepto Unificado del IVA 001 de 2003 de la DIAN, hoy día continúa vigente la norma contenida en los art.437-1 y 437-2 del ET mediante las cuales, en el caso de contratar los servicios que hemos estudiado en este editorial, todo tipo de persona natural o entidad en Colombia que los haya contratado deberá proceder a efectuar la respectiva retención en la fuente a título del IVA pero no a la tarifa del 50%, sino a la tarifa del 100%.
en el mes de junio de 2005, todos los EMPLEADORES (personas naturales o juridicas) que hayan estado aplicando durante el primer semestre de 2005 el procedimiento 2 de retenciones en la fuente a sus trabajadores, deben redifinir el nuevo porcentaje de retención que les aplicarán durante el nuevo semestre julio-dic de 2005. De conformidad con la normatividad tributaria vigente, corresponde a
los EMPLEADORES escoger el metodo a través del cual han de ser
sometidos a retención en al fuente los pagos que por vinculo laboral
realizan a sus TRABAJADORES. Actualmente solo existen dos métodos, a saber:
Metodo 1:
Definido en el art.385 del ET, y el cual implica que cada mes, los pagos laborales que reciba el trabajador son sometidos a depuración para llegar un “pago gravable”, el cual se ha de buscar en la “tabla de retenciones en la fuente” del art.383 (esta tabla es actualizada al iniciarse un nuevo año fiscal)
El valor en PESOS que se obtenga FRENTE al intervalo al cual corresponda el “pago
gravable”, es el valor que se le deberá practicar como retención en la fuente a titulo de impuesto de renta en el mes del pago.
Para el actual año 2.005, solo cuando el “pago gravable” esté entre $1 y $1.804.000, la retención será cero.
Metodo 2:
Definido en el art.386 del ET, el cual se puede
aplicar sin importar el tiempo que lleve laborando el trabajador en la
empresa. El único caso en que no se puede aplicar es para el primer
semestre de vinculación del trabajador con la empresa. (ver incisos 4 y
5 del art.386 ). Lo anterior, por cuanto este método implica que en
cada semestre el EMPLEADOR debe tomar los pagos realizados al
TRABAJADOR en los ultimos 12 meses, o en el ultimo semestre, y obtener
mediante depuración lo que sería un “promedio de pagos gravables en el
periodo”. Ese promedio de pagos gravables se busca en la “Tabla de
retenciones en la fuente” del art.383 del ET para de allí obtener EL
PORCENTAJE FIJO que se ha de aplicar, mensualmente, durante el semestre
siguiente, a todos los “pagos gravables mensuales” que perciba el
trabajador. En consecuencia, una vez definido el PORCENTAJE FIJO, ello
significa que ante CUALQUIER “pago gravable” mensual que perciba el
trabajador, dicho “pago gravable” estará sujeto a la aplicación de
dicho porcentaje con el cual se obtiene la retención en la fuente a
practicarle durante el respectivo mes .
Tal como lo dispone
el mismo art.386 del ET, el EMPLEADOR debe actualizar cada SEMESTRE ese
PORCENTAJE FIJO que le aplica a los “pagos gravables mensuales” que
percibe el TRABAJADOR. En consecuencia, y para citar un ejemplo, en el
mes de diciembre de 2004 se debió definir el PORCENTAJE FIJO que se
aplicaría a los “pagos gravables mensuales” que el trabajador
percibiría durante ene-junio de 2005. Luego, en junio de 2005, se debe
definir EL PORCENTAJE FIJO que se aplicará a los “pagos gravables
mensuales” que el trabajador percibirá durante jul-dic de 2005.
